Mengelola Kartu Menjadi Lebih Berarti

Sebagai pebisnis profesional dengan banyak klien dan partner bisnis, anda tentu banyak menyimpan kartu-kartu nama yang cukup penting. Mungkin selama ini anda cukup menyimpan kartu nama tersebut dalam name card holder, berdasarkan urutan kartu yang anda peroleh. Padahal tidak sesederhana itu dalam menyimpannya. Ada sedikit aturan dalam mengarsipkan kartu-kartu nama yang anda miliki.

Pertama, setiap kali anda menerima sebuah kartu nama, periksalah apakah ada informasi yang kurang dalam kartu nama itu, sehubungan dengan identitas pemberi kartu nama. Misalnya, nomor handphone atau fax. Jika memang ada yang kurang, anda dapat menanyakan dan melengkapinya dalam kartu nama tersebut.

Jika anda punya janji dengan pemberi kartu nama, tuliskan di balik kartu nama tersebut tentang janji apa yang telah anda buat. Kemudian untuk sementara simpan kartu nama anda dengan baik, misalnya di dompet, sebelum menyimpannya dalam name card holder. Jangan menyimpan kartu nama di dalam saku baju anda. Karena dikhawatirkan jika anda lengah, kartu tersebut bisa saja terbuang.

Kemudian simpan kartu nama pada name card holder atau card file. Anda dapat mengurutkan kartu nama berdasarkan nama perusahaan atau nama orang. Pilihlah salah satu cara yang paling memungkinkan anda mengingat orang. Anda dapat menyimpan beberapa berdasarkan nama perusahaan dan beberapa berdasarkan nama akhir seseorang pada file yang sama.

Sebaiknya gunakan dua buah card file untuk membedakan kartu nama yang berhubungan dengan bisnis dan yang bersifat pribadi. Hal ini untuk mencegah tercampuraduknya urusan bisnis dan urusan di luar bisnis. Beri tanda yang jelas antara card file bisnis dan mana yang bukan. Sehingga anda tidak perlu bingung jika suatu waktu memerlukannya.

Dalam waktu tertentu, sortir kembali kartu-kartu nama tersebut. Kalau anda yakin sebuah kartu nama sudah tidak terpakai lagi, misalnya karena orang yang bersangkutan pindah kantor, singkirkan saja kartu nama itu.

Jika kartu nama yang anda peroleh sudah terlalu banyak, mungkin anda bisa memanfaatkan program perangkat lunak. Karena kini ada suatu program perangkat lunak yang memungkinkan anda melihat sepintas kartu-kartu nama dan menempatkan informasi kontak ke buku alamat elektronik atau sistem manajemen kontak. Ini merupakan pilihan yang tepat jika anda memiliki ratusan kartu yang harus ditangani. Bukankah adalah hal yang praktis menangani ratusan kartu dengan menggunakan sistem berbasis komputer.

Nah, apakah anda punya banyak kartu nama bisnis? Kalau ya, coba deh atur kembali kartu-kartu tersebut dengan tips tadi. Atau anda punya cara lain..?

Tips Menjalin Hubungan Via Kartu Nama

Pertama, selalu siap dengan kartu nama ke manapun Anda pergi. Bertukarlah kartu nama atau nomor ponsel dengan orang-orang yang baru Anda temui dan ajak bercakap-cakap.

Kedua, bila perlu tuliskan secara singkat di balik kartu namanya, dalam acara apa Anda bertemu dengan orang yang bersangkutan untuk memudahkan dalam menyapa orang tersebut bila suatu saat Anda bertemu kembali dengannya.

Ketiga, sapalah orang lain dengan tulus dan lakukan secara teratur, bukan hanya pada saat Anda membutuhkan bantuan orang tersebut.

Keempat, gunakan sarana komunikasi yang tersedia saat ini (telepon, SMS, email, kartu ucapan, dll)

Kelima, hari-hari khusus seperti hari ulang tahun atau hari raya keagamaan bisa dimanfaatkan untuk menyapa orang-orang yang ada dalam daftar network Anda.

Keenam, jangan ragu atau malu untuk menyapa bila bertemu dengan orang yang Anda kenal, tetapi Anda lupa nama dan latar belakangnya. Ajaklah orang tersebut untuk berjabat tangan sambil menyebutkan nama dan sekilas identitas Anda. Katakan bahwa Anda merasa mengenalnya dan sampaikan permintaaan maaf karena Anda agak lupa namanya. Mulailah percakapan dengan pembicaraan seputar identitasnya atau hal-hal umum menyangkut kehadirannya dalam acara atau situasi yang Anda hadapi bersama.

Tips bertukar kartu nama dengan orang Jepang

1. Simpanlah kartu nama anda di tempat penyimpanan kartu nama (card holder), jangan mengambil kartu nama dari dompet yang disimpan di (maaf) pantat anda. Card holder sebaiknya disimpan di saku baju/jas bagian atas.

2. Serahkan kartu nama anda dengan tangan kanan, badan sedikit membungkuk. Lebih bagus lagi diserahkan dengan dua tangan. Saat menerima kartu nama, terimalah dengan dua tangan.

3. Pastikan menyerahkan kartu nama dalam posisi menghadap lawan bicara. Artinya ketika kita serahkan, lawan bicara kita bisa langsung membaca kartu nama kita tanpa membaliknya.

4. Kartu nama yg diterima, jangan langsung dimasukkan kantong saku. Hal ini seolah-olah kita dianggap tidak mau tahu/tidak mau kenal.

5. Taruhlah kartu nama yg diterima diatas meja. Jika klien ada beberapa orang pada saat yg bersamaan, kartu nama jangan ditumpuk tapi dibariskan satu-persatu sesuai urutan tempat duduk di kursi. Ini berguna bagi orang yg sulit mengingat nama beberapa orang sekaligus, kita dapat ‘melirik’ kartu nama yg diletakkan, karena bertanya “Maaf dengan bapak siapa tadi namanya?” jelas tidak etis.

6. Jangan sungkan meminta kartu nama, walaupun lawan bicara tidak mengisyaratkan untuk memberi. Mungkin dia lupa, ada baiknya diingatkan, daripada kita kesulitan untuk menghubunginya kelak jika ada keperluan. Meminta kartu nama bukan pelanggaran etika. Mintalah dengan sopan dan pastikan data yg ada dalam kartu nama adalah data yang valid misalnya dengan bertanya: “Boleh saya menghubungi bapak ke nomor yg ada di kartu nama ini?”

7. Pastikan kartu nama anda dalam kondisi bersih, tidak kotor/ sobek/ ada bekas lipatan.

8. Kartu nama yg diterima dari lawan bicara jangan dimain-mainkan misalnya digulung, atau diremas-remas.

9. Semakin banyak kartu nama yg kita simpan, tentu akan membutuhkan penanganan tersendiri. Simpanlah kartu nama yang diterima dalam boks khusus dan ditata sedemikian sehingga memudahkan pencarian ketika kita membutuhkan.

What is BUSINESS CARDS?

Business cards are cards bearing business information about a company or individual. They are shared during formal introductions as a convenience and a memory aid. A business card typically includes the giver's name, company affiliation (usually with a logo) and contact information such as street addresses, telephone number(s), e-mail addresses and website. Traditionally many cards were simple black text on white stock; today a professional business card will sometimes include one or more aspects of striking visual design.

Business cards are frequently used during sales calls (visits) to provide potential customers with a means to contact the business or representative of the business.