Mengelola Kartu Menjadi Lebih Berarti

Sebagai pebisnis profesional dengan banyak klien dan partner bisnis, anda tentu banyak menyimpan kartu-kartu nama yang cukup penting. Mungkin selama ini anda cukup menyimpan kartu nama tersebut dalam name card holder, berdasarkan urutan kartu yang anda peroleh. Padahal tidak sesederhana itu dalam menyimpannya. Ada sedikit aturan dalam mengarsipkan kartu-kartu nama yang anda miliki.

Pertama, setiap kali anda menerima sebuah kartu nama, periksalah apakah ada informasi yang kurang dalam kartu nama itu, sehubungan dengan identitas pemberi kartu nama. Misalnya, nomor handphone atau fax. Jika memang ada yang kurang, anda dapat menanyakan dan melengkapinya dalam kartu nama tersebut.

Jika anda punya janji dengan pemberi kartu nama, tuliskan di balik kartu nama tersebut tentang janji apa yang telah anda buat. Kemudian untuk sementara simpan kartu nama anda dengan baik, misalnya di dompet, sebelum menyimpannya dalam name card holder. Jangan menyimpan kartu nama di dalam saku baju anda. Karena dikhawatirkan jika anda lengah, kartu tersebut bisa saja terbuang.

Kemudian simpan kartu nama pada name card holder atau card file. Anda dapat mengurutkan kartu nama berdasarkan nama perusahaan atau nama orang. Pilihlah salah satu cara yang paling memungkinkan anda mengingat orang. Anda dapat menyimpan beberapa berdasarkan nama perusahaan dan beberapa berdasarkan nama akhir seseorang pada file yang sama.

Sebaiknya gunakan dua buah card file untuk membedakan kartu nama yang berhubungan dengan bisnis dan yang bersifat pribadi. Hal ini untuk mencegah tercampuraduknya urusan bisnis dan urusan di luar bisnis. Beri tanda yang jelas antara card file bisnis dan mana yang bukan. Sehingga anda tidak perlu bingung jika suatu waktu memerlukannya.

Dalam waktu tertentu, sortir kembali kartu-kartu nama tersebut. Kalau anda yakin sebuah kartu nama sudah tidak terpakai lagi, misalnya karena orang yang bersangkutan pindah kantor, singkirkan saja kartu nama itu.

Jika kartu nama yang anda peroleh sudah terlalu banyak, mungkin anda bisa memanfaatkan program perangkat lunak. Karena kini ada suatu program perangkat lunak yang memungkinkan anda melihat sepintas kartu-kartu nama dan menempatkan informasi kontak ke buku alamat elektronik atau sistem manajemen kontak. Ini merupakan pilihan yang tepat jika anda memiliki ratusan kartu yang harus ditangani. Bukankah adalah hal yang praktis menangani ratusan kartu dengan menggunakan sistem berbasis komputer.

Nah, apakah anda punya banyak kartu nama bisnis? Kalau ya, coba deh atur kembali kartu-kartu tersebut dengan tips tadi. Atau anda punya cara lain..?